節錄：《建築物管理條例》(第344章)指南

第九章 法團的財務安排

財務管理是大廈管理的重要一環。條例就法團的財務安排制定了數項條文，讓法團可以有所依循，有效地管理財務，讓大廈維持良好的財政狀況。

在參閱本章的同時，市民也可以參閱由民政事務總署、廉政公署、香港房屋協會、香港會計師公會及香港物業管理公司協會聯合編製的《樓宇財務管理實務指南》。這本刊物載列了有關法團財務管理的實務指引，以及一些應用文件如財政預算、收支表等範本。有關刊物可從民政事務總署的大廈管理網頁(www.buildingmgt.gov.hk)下載。

開立戶口

法團須以法團的名義在銀行開立和維持一個有利息的戶口，作為存放基金和支付大廈管理支出之用。有關戶口只可以用於大廈管理方面。

法團就大廈管理收到的所有款項，除了預留一筆合理的款額以應付小額的雜項開支外，必須不延誤地存入法團的有息銀行戶口。

• 管委會須藉決議決定該預留多少款額以應付小額的開支；
• 管委會也可藉決議決定處理該筆款額的其他條件或安排，例如有關款額是以現金方式持有，還是存入法團的支票戶口。

設立基金

法團設立的基金有兩種：

• 常用基金
• 備用基金

法團必須設立並維持常用基金，以支付：

• 法團根據條例或公契規定行使權力或執行職責的費用(例如聘用管理員、清潔工人的費用)；及
• 大廈作為一個整體所應付的地稅、保險費、各種稅項及其他支出，包括各類與保養及修理有關的支出。

法團可以設立並維持備用基金：

• 以支付任何未有預計或緊急性質的開支；及
• 當常用基金不足以支付開支時，用作付款。

法團預算

管委會須每年擬備法團預算，列明各項支出的預算，不論有關支出是從常用基金還是備用基金支付。

（一般來說，法團的每年預算支出主要包括下列項目：

• 大廈管理人員的薪金、長期服務金、強制性公積金及勞工保險；
• 公用地方及設施的維修及保養費用；
• 清潔服務費及清潔用料費；
• 聘用專業人員(例如律師、會計師)的費用；
• 公用服務(例如水費、電費和電話費)的費用；
• 火險及第三者風險保險的保費；
• 地租、差餉、文具及各項雜費。

在擬備預算、估計來年支出時，管委會應參考往年的開支、來年準備增減的項目、市場價格，以及預計因通貨膨脹而引致的費用調整等等。）

如果管委會認為預算所列出的款項不足以應付開支，可以擬備修訂預算。

任何下列人士均可以書面要求法團提供法團預算或修訂預算的副本：

• 業主；
• 已登記承按人；
• 租客代表；或
• 任何由業主或已登記承按人以書面授權的人。

管委會司庫在收取合理的複印費後，須將副本提供給有關人士。

（複印費須由管委會釐定。為了提高管委會處理財政事宜的透明度，管委會宜釐定一個較為廉宜的費用。）

業主所需繳付的款額

管委會須以法團的每年預算為基準，釐定整體業主所需繳付予常用基金及╱或備用基金的款額。

如果管委會新釐定的款額，較原來的款額增加超過50%，就必須由法團藉業主大會通過的決議批准。

（如果大廈要進行維修工程(而有關工程並非法定工程)，法團的常用基金和備用基金都不足以支付維修費用，而管委會在擬備預算和釐定整體業主所需繳付的款額時，也沒有預計有關的維修開支，管委會可以在其後增加整體業主所需繳付的款額嗎？

不可以。管委會在按照預算釐定整體業主所需繳付的款額後，就不得增加有關款額。增加款額的建議須經由法團業主大會通過的決議批准。）

如果法團接獲：

• 土地審裁處的命令；或
• 與公用部分有關，並由政府或公共機構根據任何條例送達法團的通知、命令或其他文件，而常用基金及╱或備用基金不足以支付法團為遵從有關命令所需的費用，則管委會可以增加業主所需繳付的款額，無須經由法團業主大會批准。

在釐定整體業主所需繳付的款額後，管委會便須按照公契的規定，釐定個別業主所需繳付的款額。

如果公契並無有關規定，則管委會須按照業主各自所佔的業權份數，釐定個別業主所需繳付的款項。

此外，管委會也須訂定有關款額的繳付時間及方式。

法團向業主追討所需繳付的款額

業主所需繳付的款額，由應繳付的時候開始，便屬於業主欠法團的債項。

（業主應按照管委會訂定的時間及方式，準時繳交應付的款項。）

如果業主沒有繳交應付的款項，法團可以嘗試聯絡有關業主，了解情況，並勸告他們準時繳交。法團也可以書面通知有關業主，催促他們繳交欠款。

如果業主仍然拒絕繳交款項，法團可以透過律師向區域法院(申索的金額不超過100萬元)申請發出命令，著令欠款的業主繳付拖欠的款項。如果申索的金額不超過5萬元，法團無須聘請律師代表，可以入稟小額錢債審裁處，追討欠款。

除此之外，法團也可以採取下列辦法追討欠款：

• 如公契規定，業主如沒有繳付公契所訂應付的任何款項，某人即可以將該業主的土地權益出售，或於土地註冊處就該業主的權益登記押記，則法團也同樣可以行使有關權力，猶如法團是公契所提述的人。
• 如業主在款額到期1個月後仍未繳付款項，而該業主把有關單位出租，則法團可以向單位的佔用人送交書面通知，追收有關款項。佔用人隨即負有向法團繳付款項的法律責任，並須將有關單位的租金交予法團，而非業主。

法團帳目

管委會須在法團註冊日期起計15個月內，及其後每12個月，擬備財務報表，並把有關財務報表在法團業主周年大會上提交法團省覽。

如果大廈有多於50個單位，則法團須藉業主大會通過的決議聘請會計師，審計財務報表。而經審計的財務報表須連同會計師報告，在法團業主周年大會上提交法團省覽。(就這項規定，“單位”並不包括車房、停車場或汽車間。)

財務報表須：

• 由下列人士簽署：
  • 管委會主席；及
  • 管委會秘書或司庫。
• 包括：
  • 收支表；及
  • 資產負債表，兩者均須真實而中肯地反映法團的財政狀況。

每3個月(或管委會選擇的較短期間)，管委會司庫便須就有關期間擬備法團的收支概算表，並在有關期間後的1個月內，在建築物的顯眼處連續7天展示該收支概算表的副本。

查閱帳目

管委會須備存恰當的帳簿或帳項紀錄及其他財務紀錄，並准許下列人士在任何合理時間內查閱帳簿：

• 業主；
• 已登記承按人；
• 租客代表；或
• 任何由業主或已登記承按人以書面授權的人。

上一段所列的人士也可以書面要求法團提供下列文件的副本：

• 財務報表；
• 會計師報告(如根據條例財務報表須由會計師審計)；或
• 收支概算表。

管委會司庫在收取合理的複印費後，須將副本提供給有關人士。

（複印費須由管委會釐定。為了提高法團帳目的透明度，管委會宜釐定一個較為廉宜的費用。）

管委會須保存帳簿、帳項紀錄及其他紀錄所提述的一切單據、發票、憑單、收據及其他文件至少6年。

業主如果想查閱帳簿、帳項紀錄及其他紀錄所提述的一切單據、發票、憑單、收據及其他文件，可依循以下的方法：

• 不少於5%的業主可以向管委會提出，要求讓他們或他們授權的任何人查閱有關文件；或
• 業主可向法庭申請命令，授權他或申請書上的任何人查閱有關文件。法庭如信納有關申請是真誠作出，並為了恰當的目的，可作出命令。

管委會在收到不少於5%的業主要求或法庭的命令後，須准許有關人士在任何合理時間查閱有關文件。

（5%的業主應以業主人數計算，而無須理會有關業主所擁有的業權份數。）